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Cada vez mais temos a impressão de o que o tempo passa mais rápido e que não daremos conta das tarefas do dia, sejam elas pessoais ou profissionais. Por isso é essencial que as suas reuniões sejam objetivas e produtivas.

Nenhum funcionário, colega de trabalho ou cliente gosta de passar horas sentado em uma sala de reunião ouvindo questões nada objetivas. Muitas vezes longas reuniões não são produtivas e o seu tempo para terminar outras tarefas é reduzido por conta disso.

Veja as dicas que separamos para você começar a montar reuniões mais rápidas e assertivas.

Chegue com um objetivo em mente

 

Prepare-se com antecedência para a reunião, liste os principais temas e pontos relevantes para abordar e debater com as outras pessoas ali presentes.  É ideal é que todos os envolvidos na reunião também preparem antecipadamente suas sugestões, ideias para resoluções de conflitos, etc.

Seja breve ao falar, tente ao máximo não ser redundante, seja sempre sucinto e objetivo!

 

O melhor horário

 

Procure marcar reuniões no horário da manhã em que as pessoas geralmente estão com a mente mais fresca ou à tarde, pouco após o almoço, em que as demandas de trabalho podem ter diminuído.

É claro que você deverá levar em consideração como a sua empresa funciona ou como é a rotina do seu cliente no momento de marcar o dia e horário, pode ser que algumas pessoas prefiram no horário mais cedo possível ou mais tarde. Essa é uma questão muito relativa.

Se possível, determine não só um horário de início como também de término, isso ajudará a todos a serem mais objetivos ao falar.

 

Evite estresse

 

Se surgir conflitos durante a reunião, evite falar em tom de ironia ou deboche para não aumentar ainda mais os conflitos dentro do ambiente. Procure sempre se comunicar de forma saudável e não violenta, desta forma tudo fluirá melhor e ninguém sairá brigado. O bom clima entre os funcionários e clientes é essencial para o funcionamento de uma empresa.

 

A ata

 

Ao término da reunião escreva uma ata com todos os pontos abordados e as decisões tomadas durante a conversa. Após os fatos documentados, disponibilize-a a todos os profissionais que estiveram presentes.

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